Dokument hinzufügen

Menüpunkt Dokumenthinzufügen. Folgendes Fenster öffnet sich:

bearbeiten

 

1)Name
Hier muss ein Titel für das Dokument, das Sie der Verwaltung hinzufügen möchten, vergeben werden. Der Titel sollte möglichst aussagekräftig sein – er erscheint später in der Auflistung der Dokumente in der Datenbank.

2)Nummer und Aktenzeichen
Hier können Sie weitere Attribute des Dokumentes angeben.

3)Kategorie
Sie können dem Dokument eine Kategorie durch eintippen oder Auswahl eines Kategorienamens zuordnen, z.B. einem Foto die Kategorie Bild.

4)Sachbearbeiter
Kann frei gewählt werden. Defaultmäßig wird hier der Windows-Benutzer verwendet.

5)Beschreibung, Schlagworte
Ergänzende Hinweise können hier mit dem Dokument gespeichert werden.

6)Dateien
Hier wird die gewünschte Datei bzw. die gewünschten Dateien mit dem Eintrag in der Datenbank verknüpft. Es besteht auch die Möglichkeit einen oder mehrere Ordner aber auch Links hinzuzufügen. Mit dem Papierkorbsymbol kann das gewählte Dokument wieder gelöscht werden.

7)Speichern
Um die Einträge zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

 

Dateien

 

Sie haben die Möglichkeit folgende Dateien hinzuzufügen:

 

Beschreibung

hinzufügen

Datei hinzufügen
Sie können die gewünschte Datei anhängen bzw. per Drag & Drop in das Fenster ziehen. Mit gedrückter STRG-Taste ist es möglich mehrere Dateien anzuhängen.

Ordner

Ordner hinzufügen
Sie können hier einen gesamten Ordner anhängen.

Link

Link hinzufügen
Hier besteht die Möglichkeit einen Hyperlink einzubinden.

löschen

Löschen
Mit diesem Werkzeug die markierte Datei / die markierten Dateien löschen. Mehrere Dateien markieren Sie mit gedrückter STRG-Taste.

 

Klicken Sie abschließend auf Speichern, um die hinzugefügten Dateien zu speichern bzw. auf Abbrechen, um abzubrechen.